Zelfsturende dreams: een ervaring (case)

Steeds weer komt hij terug, de discussie over zelfsturende teams. Succesverhalen wisselen mislukkingen af. De VPRO maakte bijvoorbeeld Ricardo Semmler weer actueel, die een pleitbezorger is voor zo min mogelijk managementbemoeienis. En enige jaren terug publiceerde Ben Kuiken het boek 'De laatste manager'. De boodschap is vaak hetzelfde: managers zijn nogal eens een sta-in-de-weg bij het behalen van een goed resultaat. Nee, zeggen de tegenstanders, niet waar, als je teams zelf laat sturen is er geen afstemming met andere teams, is de benadering vaak niet resultaatgericht genoeg, let niemand op de kosten en de belangrijkste tegenwerping: de grootste schreeuwers zijn de baas. Want er zal vanzelf weer een pikorde ontstaan, met een informele leider, en zo'n leider hoeft niet per ze datgene te zijn wat team en organisatie nodig hebben.

Hieronder publiceer ik een zelfgeschreven verhaal over zelfsturende teams. Het is een praktijkcase van een flink aantal jaren geleden. Het is bedoeld als discussiestuk. Als een aanleiding voor een gesprek over het thema. Mijn persoonlijke mening is dat managers daar nodig zijn waar een meerwaarde nodig is, en dat er zeker werkplekken zijn waar teams zelfsturend kunnen zijn. Toch geloof ik ook dat binnen zo'n zelfsturend team snel een pikorde zal ontstaan waarin iemand de informele leider zal worden. De context bepaalt of een team zelfsturend kan zijn of niet. Dat geldt ook voor Semmler, die zijn ervaringen vooral opdeed in een wereld die voorheen autocratisch was geleid. Met andere woorden: het verhaal van Semmler geldt volgens mij vooral voor bepaalde situaties. Voor mij is het fenomeen 'manager' dan ook absoluut niet op zijn retour. Wel is er behoefte aan meer managers die menselijkheid met resultaatgerichtheid combineren. Te vaak zien we kille bedrijfseconomen in de top die niets met mensen hebben. Geniet van het verhaal zou ik zeggen.

'Met zijn vurige pleidooi voor zelfsturende teams was het Megens vorig jaar gelukt om zijn directie te overtuigen. Jarenlang was er met straffe hand geregeerd in de koekjesfabriek, maar plotseling pikten de mensen het niet meer. Zo stond het ook op de borden en doeken. ‘We pikken het niet meer’. De pers was onmiddellijk interviews gaan afnemen en de directie moest iets.

Megens zag zijn kans schoon en sprak met zijn directie over zelfsturende teams.

-We hebben ze te klein gehouden, zei hij over de medewerkers, we hebben ze niet serieus genomen.

Ted Mansen, de CEO, knikte na zijn verhaal.

-It makes sense, zei hij want hij deed graag Engelse uitdrukkingen.

Helemaal zonder hindernissen was de discussie niet gelopen. Met name Megens’ collega, de ex-marinier Czerwinsky, was tegen.

-Ik geloof niet in hypes. Ik geloof trouwens ook niet in autonome teams. Een mens heeft leiders nodig.

Czerwinsky maakte een vergelijking met mensapen.

-Het zit in onze biologie. In onze genen. We zijn niet voor niets verwant aan de chimpansee.

Maar Mansen schudde zijn hoofd.

-We zijn geen mensapen, lichtte hij toe, en we moeten toch íets.

En zo kreeg het idee van Megens een jaar de kans om zichzelf te bewijzen. Megens verbond er zijn lot aan. Maar intussen waren we een jaar verder. Eergisteren had hij een mail van Mansen gehad. Of hij vanochtend om 10 uur bij de directeur op kantoor wilde komen. Hij wilde de zelfsturende teams evalueren.

-Ik laat Czerwinsky aanschuiven.

Vroeger mailde Mansen nooit met Megens. Hij belde of liep bij hem naar binnen. De laatste maanden was hij steeds moeilijker bereikbaar. Megens’ mails bleven onbeantwoord. En er was vrijwel geen contact tijdens de MT-bijeenkomst.

Toen hij het kantoor van zijn directeur binnenkwam, zat Mansen al breeduit aan de koffie met Czerwinsky. Kennelijk was er voorbesproken.

-Neem plaats, Megens, zei Mansen, gereserveerd maar vriendelijk. Czerwinsky knikte ter begroeting, en Megens nam plaats aan een pindavormige tafel tegenover de anderen, die één stoel tussen zich in hadden staan. Via de telefoon bestelde de directeur ook koffie voor Megens. Toen die er was, nam Czerwinsky het woord.

-Hoe is het met je, Harry?

-Goed, antwoordde Megens.

De mannen aan de andere kant van de tafel wisselden een blik.

-En met jou?, vroeg hij aan Czerwinsky, waardoor de twee-eenheid aan de overkant werd doorbroken.

-Ik mag niet klagen.

-Dat is niet helemaal waar, mengde zich de CEO weer in het gesprek. Je hebt wel degelijk iets te klagen. Daarom zijn we hier bij elkaar.

Czerwinsky glimlachte flauwtjes.

-Dat moet ik helaas toegeven.

-Want…

Mansen richtte zich tot Megens.

…het gaat niet goed.

-Ik zag het aan de cijfers, beaamde die.

-Mooi, zei Czerwinsky, dat helpt.

Mansen knikte.

-En hoe denk je dat dat komt, Harry?

Hij dacht even na. Dit was een voorbeeld, besefte hij, van een open vraag die geen echte open vraag was. De vraag had meer het karakter van een valstrik maar misschien was dat alleen maar zijn achterdocht.

-Met alle respect, Ted, zei hij tegen zijn CEO, maar ik heb het gevoel dat je me iets duidelijk wilt maken. Misschien kan je het me dan maar gewoon beter zeggen.

Czerwinsky keek onmiddellijk maar de CEO, die verrast leek door Harry’s directheid. Maar de mannen hervonden zichzelf.

-Dat is coachend leiding geven, Harry. Jouw favoriete stijl.

Czerwinsky knikte grijnzend om de opmerking van zijn CEO.

-Dus ik herhaal mijn vraag. Waardoor denk je dat het resultaat slecht is?

-Dat lijkt me niet gemakkelijk vast te stellen, mompelde hij terwijl hij met zichtbare irritatie naar Czerwinsky keek.

-Het kan verschillende oorzaken hebben. Het is zoals met het voorspellen van weer. Tientallen factoren kunnen een voorspelling onbetrouwbaar maken.

-Maar dat zei je vorig jaar niet toen je ons ervan overtuigde dat we op zelfsturende teams moesten overgaan, beweerde Czerwinsky die naar zijn koffie keek tijdens deze uitspraak en er een slok van nam en nadat hij was uitgepraat in de houding van Rodin’s denker ging zitten.

- Ik heb me nooit gerealiseerd dat jij overtuigd was van zelfsturende teams.

-Toch wel. Ik had mijn twijfels, maar toen jij je verhaal had gedaan was ik bereid om ze een kans te geven.

Megens schudde zijn hoofd.

-Je geloofde er niet in. Je vond het een hype.

-Dat zei ik, ja. Om de discussie spannend te houden.

Mansen mengde zich in het gesprek.

-Maar wat, Harry, is nu de reden van het slechte resultaat?

-Ted, ik zou het heel fijn als je me gewoon zegt wat je ervan vindt. Een vraag stellen, terwijl je er een mening op na houdt, beschouw ik niet als coachen, eerlijk gezegd. Je vindt waarschijnlijk dat de zelfsturende teams het resultaat rampzalig hebben beïnvloed?

Mansen ging achterover zitten, zweeg een moment en knikte traag met zijn hoofd.

-Goed geraden, Harry. Czerwinsky, leg het maar uit.’

Czerwinsky stond op, liep naar de flipover en tekende vijf rondjes in de 5 verschillende kleuren van de stiften.

-Vorig jaar, begon bij, ging het niet goed. We zaten er iets teveel bovenop, maar we hadden in ieder geval dit.

Hij tekende kleine erasmusbruggetjes tussen de rondjes.

-En we hadden bovendien dít.

Schuin boven de rondjes tekende hij een verkeerstoren die je op luchthavens ziet. Vanaf de toren liet hij vijf lijnen neerkomen op de rondjes. Hij tekende ook nog wat golven in de ruimte tussen de rondjes.

-Begrijp je het beeld? vroeg Mansen.

-Eilanden.

-Precies, zei Czerwinsky, maar ze waren verbonden en er was overzicht.

Megens knikte.

-Ik weet het.

Czerwinsky veranderde van uiterlijk. Hij werd een roofvogel die in de nek pikte van een slachtoffer dat zich heeft overgegeven.

-De bruggen en de verkeerstoren zijn ingestort, Harry. En dat is nog niet alles. Op 2 van de 5 eilanden zijn ziektes uitgebroken. Op 1 eiland is zelfs oorlog losgebarsten. Door jouw zelfsturende teams is de chaos compleet. De teams stemmen niets met elkaar af. Ze informeren ons niet als dingen misgaan en dan heb ik het nog niet gehad over de pikorde in de teams.

-Ze slaan elkaar de hersens in, vulde Mansen aan. Mentaal gesproken dan. Er ontstaan conflicten en informele leiders vechten om de macht.

-En dat leidt tot ziekteverzuim, besloot Czerwinsky die weg liep bij de flip-over en weer ging zitten. Mansen stond nu op en begon te ijsberen.

-Dus vraag ik je, Harry, wat nu?

Megens keek naar een oude houten fruitschaal die herinnerde aan Mansen’s periode op de grote vaart, toen hij voorwerpen meenam uit het verre oosten.

-Ted, antwoordde Megens, je hebt gevaren vroeger. Je hebt wel eens verteld dat jullie in een storm een hele trein kwijtraakten. Wat deden jullie toen je daarachter kwam?

-Wat heeft dat te maken met ons onderwerp?, wilde Czerwinsky weten, maar zijn vraag werd niet beantwoord.

-We voeren verder. We moesten wel. Met de pest in ons lijf natuurlijk, want we waren een deel van de lading kwijt.

-Kwam het goed?

-Nee, maar het was een les voor later.

-Precies, zei Megens, een les voor later.

-Hij wil zeggen, glimlachte Czerwinsky, dat we door moeten gaan met die teams. Dat de slechte resultaten een les voor ons zijn.

Megens knikte.

-Niet voor ons, voor de medewerkers. Lessen zijn altijd kostbaar. We moeten zorgen dat er tussen de teams een betere afstemming komt en ingrijpen in de situaties waar medewerkers een informele machtsstrijd voeren. Dan bestaat de kans dat het alsnog een succes wordt.

Mansen stopte met ijsberen en Czerwinsky schudde met zijn hoofd.

-Op zee was er een duidelijke hierarchie, Ted, riep hij uit. Dat is wat die mannen nodig hebben. Duidelijkheid en leiding. Niet dat zelfverzorgende gepamper en gepolder.

Megens negeerde het.

-Ik wil nog iets zeggen.

Mansen knikte met het hoofd in zijn richting.

-Ja?

-Ik ga ermee stoppen.

-Je gaat…wát?

Megens begreep de schok; hij wist hoe Mansen redeneerde: Niemand verlaat een zinkend schip, zeker niet in tijd van nood. Hij keek zijn CEO aan. Diens wenkbrauwen waren opgetrokken, zijn ogen stonden wijd open.

-Ik ga ermee stoppen, herhaalde hij. Dit hele gesprek is er vanaf de eerste minuut op gericht om mij duidelijk te maken dat het slechte resultaat mijn schuld is. Als dat zo is rest me maar éen conclusie, en ik ben helemaal niet te beroerd om verantwoordelijkheid te nemen voor de dingen die ik doe of deed.

Hij kuchte.

-Ik stelde de zelfsturende teams voor. Als het dan niet slaagt, moet je niet zeuren maar je biezen pakken. Maar ik denk dat het nog een kans van slagen heeft. Sterker, ik denk dat het de enige optie is en dat we van onze fouten kunnen leren.

-Mansen liep terug naar zijn bureau en ging zitten, maar Megens was nog niet klaar met zijn verhaal.

-Dat plaatje van die eilanden moet je aan de mannen en vrouwen van de vloer laten zien.

-De vloer, de vloer, mompelde Czerwinsky, wil je met iets meer respect over mensen in de operatie praten.

-Het is het woord dat zij zelf gebruiken en zij ervaren er niets naars bij, antwoordde Megens. Maar laten we even bij de les blijven. Die eilanden laat je dus aan de mensen zien, en je vraagt ze hoe ze het gaan oplossen. In plaats van rigoureus in te grijpen. Laat ze zelf hun fouten inzien, daar leren ze van.

Czerwinsky stond op en begon met stemverheffing te praten tegen Mansen.

-Ted, we moeten er niet opnieuw instinken. Het project is mislukt. We kunnen de boel niet verder laten ontsporen. Harry kan goed praten, dat weten we. Maar het helpt ons gewoon niet verder.

-Het gaat niet om Harry, het gaat om de business, mompelde Mansen, onbedoeld bezwerend. Ik wil dat we de situatie met gezond verstand, en meer dan dat, te lijf gaan. We kunnen ons geen vergissing meer permitteren. De aandeelhouders morren. En Czerwinsky….

De ex-marinier viel hoofdschuddend terug in zijn stoel.

-Ik hoor aan je toon dat je je gaat laten inpakken, Ted.

Mansen schoot in de lach.

-Wat ben je toch een gepassioneerd mens.

-Ook bij mensapen helpt het wanneer je je conformeert aan het gedrag van de leider, wist Megens, dus hij knikte instemmend.

-Gepassioneerd, gepassioneerd. Ik mis de harde hand gewoon. Mensen zonder leiding, dat heb ik in Libanon gezien, dat werkt niet.

-Libanon is lang geleden, zei Mansen. Hij wendde zich tot Megens en vroeg hem wat hij voorstelde. De afkeurende blik van Czerwinsky ontging hem niet.

-Ik vraag het hem. Hij heeft de shit veroorzaakt. Hij krijgt een jaar om er een succes van te maken.

-Dat is een jaar te lang, bromde Czerwinsky.

-We moeten wel, hield Mansen aan. De geloofwaardigheid bij de aandeelhouders neemt niet toe als we ze nu gaan vertellen dat zelfsturende teams een verkeerde keuze was. Daar worden ze niet gelukkiger van. Dus Harry, wat gaan we doen?

Megens keek naar de tekening van Czerwinsky op de flipover. Hij stond op, sloeg de flap op en begon aan een nieuwe tekening. Vijf eilanden met zeilschepen en een eiland met een huis. Hij tekende goed. De eilanden waren echte eilanden met haventjes.

-Toe maar, we hebben een Rembrandt in ons midden, schertste Mansen. Czerwinsky lachte een lach die pijn leek te doen.

-Kijk, zei Megens, de bruggen zijn vervangen door zeilschepen. Om de noodzaak te laten zien dat er actie moet worden ondernomen. We willen toch initiatief zien? Dan gaan wij de bruggen niet leggen voor ze.

Mansen wilde meer horen.

-Ga door.

-Het huis is de plek waar ze samenkomen om dingen te delen. Daar moeten ze heen om met elkaar en niet met ons te praten. Wij vertellen ze daar dat we ingrijpen als ze niet beter afstemmen en er onderling een rommeltje van maken. Ze krijgen van ons bovendien werkelijk een overzicht van de situatie. We helpen ze om te voorkomen dat iedereen maar wat doet, en dat er dubbel werk ontstaat. Maar…

Megens ging naar voren zitten en leunde met een elleboog op zijn knie.

-…zíj bedenken de oplossing. Dat zeggen we ook tegen ze. Jullie zijn verantwoordelijk en het gaat nog niet goed. Dus mensen, dóe er iets aan.

Mansen keek vragend naar Czerwinsky, Czerwinsky afkeurend naar Mansen.

-Je kent mijn standpunt.

-Voor jou is er ook een rol, vervolgde Megens. Als jij nou eens de luis in de pels bent. De scepticus. Zo zeggen we dat ook tegen de mensen. De heer Czerwinsky zal advocaat van de duivel zijn en jullie kritische vragen stellen. Om de boel wakker te houden.

De ex-militair bromde gereserveerd, maar niet afkeurend.

-Hmm.

-Het lijkt mij uitstekend, besloot Mansen. We zijn er wat mij betreft uit. Ik heb mijn verhaal naar de aandeelhouders. Het gaat wat tijd kosten, zal ik ze vertellen.

Hij keek nu fronsend naar Megens, die zijn gezicht afwendde.

-Maar één ding, Harry.

-Ik begrijp het, Ted. Als het mislukt lig ik er uit.

-Precies, daarover geen misverstand. En op staande voet.

Mansen liep naar Megens en legde zijn hand op zijn schouder.

-Apple-laptop kwijt en de Audi per ommegaande inleveren. En natuurlijk geen vertrekpremie mee, want dat past niet meer bij deze tijd.

-Ik hoop dat je eruit vliegt, grijnsde Czerwinsky.'

Een jaar later werd er een einde gemaakt aan de zelfsturende teams, ondanks de successen die er werden geboekt door de medewerkers. Harry Megens vertrok een half jaar na het gesprek naar de concurrent. Er was sprake van een positieverbetering.