De overheid maakt er een potje van! (deel 2)

De overheid tracht de zaken zo efficiënt mogelijk te organiseren. Een beproefde methode hiervoor is centralisatie en organisatie op basis van specialisme.
Beproefd, vooral beproefd ineffectief. Deze manier van aanpakken werd in de vorige eeuw bestudeerd en aanbevolen door Fred.Taylor en het bracht Ford op de rand van omvallen. Taylor vond dat zo veel mogelijk gestandaardiseerd moest worden en dat toch al onbetrouwbare arbeiders (Taylor had een negatief mensbeeld) zo min mogelijk mochten nadenken. Maar dit blijkt elke keer weer een ineffectieve aanpak te zijn. Een organisatie wordt erdoor intern gekeerd. De eigen processen worden belangrijker dan de klant en het eindproduct. Zie hierboven: "de belerende en pedante toon van overheidsdienaren achter balies, die je erop wijzen dat je aan allerlei verplichtingen moet voldoen (...)". De bekende uitspraak van Ford, elke kleur zolang het maar zwart is, laat zien dat de interne efficiëntie belangrijker is dan de klant.
 
De Tayloriaanse aanpak, de functionele organisatie is helaas erg populair. Maar niet alleen bij de overheid. Populair in elke sector waar geen of beperkte concurrentie bestaat en waar andere concurrenten zich hetzelfde gedragen. Want als een concurrent zich anders gaat gedragen, wordt deze partij een winnaar. In de jaren 80 kwamen Amerikaanse bedrijven met hun Tayloriaanse aanpak erachter dat Japanners (de Deming aanpak, kwaliteit) veel sneller, goedkoper en beter produceerden. Terwijl hun processen toch (volgend Taylor) veel minder efficiënt waren?!
 
De Tayloriaanse aanpak: sturen op alleen tijd en geld, jagen op efficiëntie werkt niet. Daar is waar het erg vaak misgaat. Niet alleen bij de overheid. Anders was de actie van Youp van ’t Hek er niet geweest. Anders was de recente conclusie over het BP/Golf van Mexico drama anders geweest.

Beste Nico, duidelijk stuk en goede argumentatie. Aleen kan ik het er niet mee eens zijn. De tayloriaanse aanpak kan weldegelijk werken. Ik denk zelfs dat het <em><strong>moet</strong></em> werken. Net zo goed als dat de aanpak vab Demming <strong><em>moet </em></strong>werken. Zeker in een tijd waar we het hebben over : macroeconomie; vierentwintig uurs economie; integrale logistiek; supply chain en ga zo maar door. Dat was in de tijd van Taylor niet zo aan de orde. Demming daarintegen begreep dat aleen efficiency niet werkte voor de afzet van producten. Hier hebben we de kern van het probleem te pakken.
Nico, het draait allemaal om geld. Dat had Taylor door. Bovendien was de marktsituatie geheel anders. Volgens mij had Demming ook door dat het om geld draait!
De kunst is om die twee basis principes te combineren tot één actieve en goeed draaiende operationele organisatie  dat de klanten voorziet in hun behoeften en de hand op de knip wordt gehouden.
groet
Bas Schenk

Mooi gezegd Bas.

Ja, Bert, misschien wel wat simpel en voor de hand liggend. De hamvraag is natuurlijk : hoe doe je dat? Ik kom dan uit op : goed management; dat je alleen maar kan bereiken met goede managers. Zie hier het probleem dat je in je column stelde. Immers, als je een goede manager bent geef je de goede instructies aan je personeel en volg je die op uitvoering; stuurt bij als blijkt dat de instructies onvoldoende duidelijk zijn. Hou je contact met je afnemers en zorg je ervoor dat je klant succes kan bereiken met zijn buisiness door jouw bijdrage. Zo kan ik nog wel doorgaan! Ik stel dat er onvoldoende echt goede managers zijn, zowel onder de ambtenaren als onder de privaat-bedrijven. Een boute uitspraak, maar het is niet anders in mijn ogen. Daar wil ik het even bij laten en sluit met de stelling: "elke roos is een bloem, maar niet elke bloem is een roos". Waarmee ik wil zeggen dat slechte managers een bedrijf naar het faillissement brengt, maar niet alle faillissementen zijn veroorzaakt door slechte managers. groet, Bas Schenk.

Goed management is natuurlijk altijd goed. Maar wat is goed management. Als een ding bewezen is met het verleden: er is geen standaard recept voor goed management.
Probleem met de overheid is dat je het eigenlijk nooit heel goed doet. Er is altijd wel iets of iemand die vindt dat het fout is. In de privaat wereld is het duidelijker wanneer je een winnaar bent. Je hoeft in de privaat wereld ook aan minder eisen te voldoen.
Volgens mij zijn de grootste missers bij de overheid terug te leiden naar een paar wereldse wijsheden:
- Neem niet teveel hooi op je vork! (laten we een Noord-Zuid lijn aanleggen)
- Je kan niet met 2 kapiteins op een schip staan (laat staan met 5 belangengroeperingen, 3 milieu fracties en 7 controlerende instanties)
- Waar gehakt wordt, vallen spaanders (niet iedereen is overal blij mee)
- Regeren = vooruit zien (niet vooruit kijken, maar vooruit zien!)

Mooie reactie Rene. Hier heb ik behoefte aan. Concrete adviezen.
 

Ja,ja, de overheid maakt er een potje van.....
Om maar met een antwoord te beginnen van de vraag die Rene stelt: wat is goed management? Stel ik : Nee Rene, er is geen standaard recept voor goed management, daar heb je helemaal gelijk in. Ik voeg eraan toe:
"Natuurlijk niet en gelukkig niet." Ja , je leest het goed : gelukkig niet! Immers management wordt uitgeoefend door managers. Ik heb ooit eens beweerd dat managers niet worden gemaakt , maar managers worden geboren.  Managers hebben bepaalde karaktereigenschappen die voorwaarde zijn om  een goede manager te zijn. Rene, ik ken jou en ik zou jou als voorbeeld kunnen stellen! Dat weet je. Jij was(bent) manager . Jij kan keuzes maken én, wat hééééll belanrijk is: jij kan met mensen omgaan. Jij ziet mensen aan wie jij leiding geeft als respectabele positieve medewerkers die jouw managementplannen in werkoverleggen en raakvlakoverleggen motriveert. Jij probeerde jou constructieve ideeen en plannen zodanig toe te lichten dat de Taylor en Demming beginselen deed samensmelten! Dát is managen; dán mag je jezelf een manager noemen.
Wat speelt er nou bij de overheid? Je zegt het zelf al: 7 controlerende instanties, 3 milieu fracties, 2 kapiteins op een schip, 5 belangengroeperingen. Blijkbaar is management bij de overheid gebaseerd op : "meeste stemmen gelden" Natuurlijk heb je dan voor en tegenstanders die hun mening blijven verkondigen. Kijk maar naar de verschillende politieke partijen: als er iets moet worden besloten gaan ze in conclaaf en gaan stemmen. Dat is dan de mening en hun (management) besluit. Meeste stemmen gelden ! belachelijk.
Vorige week zag ik in de krant een foto die genomen was langs de A-27. Er stonden negen, ik herhaal: negen ambtenaren met een glas in hun hand (champagne?) bij een bord : Welkom in de provincie Brabant.
Men had een nieuwe lay-out van de borden ontworpen en zie hier : het eerste bord werd geplaatst!
Met negen man? Wie managed dat? Welke manager geeft hieraan zijn goedkeuring om 9 mensen uit het arbeidsproces te halen? Nee, overheid kan niet managen, heeft geen doelstelling als zodanig. Jammer dat een man als Geert Wilders dit onderandere aan de kaak stelt. Ik denk dat hij gelijk heeft op dit punt!
Tenslotte Rene : Regeren = vooruitzien? dan zou vooruitzien regeren zijn.....Ik geloof dat niet. Blijf managen en ga niet regeren.

Bert, ik snap er niets meer van.
 
Ik vind het niveau van de reacties toch wel erg laag, maar jij geeft de reageerders een compliment. Dan zeg ik: wat moet je met clichés en Oudhollandse spreekwoorden en gezegdes van Rene (10.43), zoals: neem niet teveel hooi op je vork, niet twee kapiteins op een schip, waar gehakt wordt vallen spaanders en regeren is vooruitzien.
 
Zeg nou zelf (met alle respect voor Rene, ik ken ‘m verder ook niet), maar dit zijn geen bijdragen waar je mee verder komt.
 
De andere reacties zijn generaliserend (“de belerende en pedante toon van overheidsdienaren”), simplistisch (“het draait allemaal om geld”) en met een heel hoog open-deur-gehalte (“goed management, goede managers, goede instructies” zijn heel belangrijk). Pfff.
 
De enige belangwekkende opmerking die ik lees (Bas 7.50 pm), is de vaststelling dat de overheid aan meer eisen moet voldoen dan private ondernemingen. Immers, de overheid moet voldoen aan vele vaak tegengestelde belangen en private ondernemers gaan vooral voor hun eigenbelang. Met die ontdekking in het achterhoofd, kun je de prestaties van overheid en semi-overheid niet vergelijken met gespecialiseerde private ondernemers, die slechts uit zijn op maximalisering van de winst.

Beste allen,

Ik heb met veel belangstelling alle reacties gelezen en ga proberen mijn ervaring en visie op dit probleem kort samen te vatten ;-) Ik ken Bert via het Amsterdam Academic Conference, van faculteitsvereniging Aureus van de VU. Ik zat in de organisatie, Bert was panellid en die dag ging het over leiderschap.

Zelf ben ik kort daarna afgestudeerd en een traineeship begonnen (hou je hart vast) bij de gemeente Amsterdam. Geen bewuste keuze voor de overheid, maar voor ontwikkelingsmogelijkheden en ben inmiddels een jaar onderweg.

Ik ben het deels met Bert eens dat de overheid veel efficienter kan werken, hoewel iets meer nuance op zijn plaats zou zijn. Het personeelsbeleid alleen al is niet gebouwd op het belonen van prestaties (althans, zo wordt het niet uitgevoerd in de praktijk). Hoe gemotiveerd raak je als een goed presterende collega evenveel in salaris omgaat als iemand die de hele dag uit zijn neus eet?

Dan heb je ook nog de fossielen die al 'tig' jaar bij de overheid werken en eigenlijk geen zin hebben om iets nieuws te doen, 'want zo gaat het nu eenmaal'. Ik mis bij heel veel mensen de drive om samen te werken aan een leefbare en mooie stad, iets dat ik ook niet had, maar wel heb ontwikkeld gedurende mijn 1e jaar bij Amsterdam. Het verbeteren van de stad moet het doel zijn in een gemeentelijke organisatie, en dat gevoel moet door de aders van een organisatie stromen. Weten waarvoor je het doet en wat je kan bijdragen is een van de belangrijkste drijfveren die een werknemer kan hebben. Ik vind vooral (maar dat zal komen door mijn affiniteit met HR) dat de juiste mensen een organisatie succesvol maken. En dat is precies wat is mis is, de juiste mensen. Alles gaat maar zoals het gaat, en als het niet vandaag gebeurd dan hebben we morgen toch nog?

Ik ben geen fan van de keiharde-afreken-cultuur, maar binnen de overheid zou eens een keer gezegd mogen worden dat iemand niet goed functioneert, in plaats van functies creeeren omdat iemand nog een contract heeft. Geef mij maar duidelijke doelen en targets die gehaald moeten worden en houdt je daar dan ook aan. Gemeenschapsgeld zou toch juist een reden moeten zijn om efficient te werken.

Al met al, ik denk dat leiderschap ontbreekt bij veel organisaties. Goede leiders kunnen vaak goed managen, maar niet alle goede managers kunnen goed leiden. Leiders geven richting aan en krijgen mensen mee in hun reis om doelen te bereiken, ze zorgen dat ze de juiste mensen hebben. Ben je niet geschikt, dan ben je niet geschikt....en als je dat zelf niet ziet, dan moet je dat gewoon verteld worden.

Geld moet je toch altijd nog 'verdienen'!

Dit is mijn verwondering na 1 jaar bij een overheid werken en is misschien wat ongenuanceerd geschreven. Er zijn genoeg hardwerkende ambtenaren en ik denk dat we wel een beetje leiden aan een stigmatiserend beeld van de ambtenaar, maar het kan zoveel beter.

Kishan

Beste Henk, jou reactie begrijp ik niet helemaal. Natuurlijk is discussie gezond en altijd weer vernieuwend naar elkaar toe. De oer hollandse gezegden zoals genoemd blijken nog steeds zeer actueel. In het bedrijfsleven, waar ik nu zo'n slordige 40 jaar in zit, leert mij niet anders. Vooral de laatste 10-15 jaar. Gek hè? Ik snap dat helemaal! Opleidingen zijn er hoe langer hoe meer op gericht om overdreven assertief te zijn en op te komen voor jouw waarheid, visie of gevoel. Respect is daardoor volledig op de achtergrond geraakt. Zeg niet dat dat niet waar is; ik merk het bij mijn eigen kinderen en schoonkinderen. (we gaan goed met elkaar om hoor!). Soms wat beangstigend die of dat "eigenwaardegevoel". Ik noem dat eigenwijs en solitair. Management, lees voor mijn part : goed en correct omgaan met mensen om je doel te bereiken, is niet of nauwelijks aan de orde meer. Het gaat meer in de trant van : Ik heb gestudeerd, heb Drs. voor mijn naam staan en jij doet nu wat ik zeg! Echt beste Henk, ik wou dat het anders was : HET IS NIET ANDERS! Gelukkig zijn er ook nog managers die, zoals o.a. Rene, echt manager zijn. Ik herhaal het expres even. Niet om je te kwetsen, maar omdat ik dat zo ervaar in de bedrijven waar ik kom. En als jij vindt dat het niet om geld gaat, waar gaat het dan wel om? Roem? Eer? Aanzien? Allemaal lucht! Maar....misschien zit daar wel een heel belangrijke aanknopingspunt. Komop Henk, draag bij aan de discussie en breng een stelling in. Niet alleen zeggen dat je het er niet mee eens ben. Pffffff waarom nou? Overigens, Henk, ik reageer met respect hoor! Groet Bas

Henk, even kort door de bocht. Je reactie kent nogal wat oordelen. Je vindt de reacties van een laag niveau, algemeen en simplistisch. Je bent niet heel duidelijk in waar je die oordelen op baseert. Bovendien ga je iedere keer voorbij aan de wezenlijke kritiekpunten, die wel degelijk op de praktijk zijn gebaseerd.
Ik krijg de indruk dat je de overheid wilt verdedigen ten koste van alles, dat doe je door iets te zeggen over de kwaliteit van de reacties van anderen.
Ik wil niet koste wat het kost de overheid aanvallen. Integendeel, ik wil graag dat er iets gebeurt met de kritiek. Dat de overheid iets doet aan zijn management. Weet je hoeveel geld er is uitgegeven aan opleidingen binnen de overheid die niet direct iets te maken hebben met het werk?
Er is kortom het nodige mis met de overheid. Hoe ga jij daar mee om, Henk?

Bert,  en alle andere lezers van deze blog, ik heb een raadsel : Welk woord hoort niet in het onderstaand rijtje thuis ?

Overheid - management - democratie

Snap je? ook wel kort door de bocht hoor, maar voor mij een kern van waarheid.
Groet,
Bas

@Bas. Ik snap jouw raadsel niet.
@Bert. Ik ga graag in op de essentie van jouw kritiek: als je je doelstellingen niet waarmaakt dan stel je die bij, of je gaat beter presteren. Helemaal mee eens. Het probleem is echter dat die doelstellingen vaak vaag zijn geformuleerd (1), of ondergesneeuwd zijn in een brei van woorden (2).
Ad 1: Bestuurders en managers hebben belang bij vage doelstellingen. Daarmee kunnen ze nog alle kanten op en hoeft niemand zijn vingers te branden.
Ad 2: Beleidsnota's staan vaak propvol met woorden als korte/lange termijn ambities, visie, kaders, uitgangspunten, randvoorwaarden, subdoelstellingen, targets, input, output, outcome. De ècht belangrijke zaken ("Wat gaan we doen? Hoe bewaken we de voortgang?') raken daardoor uit beeld.

Ik voeg nog maar een spreekwoord toe aan de discussie op het gevaar af dat dat net als met de andere spreekwoorden een uitleg oplevert die niet bedoeld is en wordt. "Schoenmaker blijf bij je leest". Managers hebben vaak geen leest. Zij combineren de resultaten van anderen en verbinden daar een veilige conclusie aan. Het zich indekken tegen .. wat dan ook. Steek vooral je nek niet uit. Onlangs weer gezien bij de ramp te Moerdijk (brand). Resultaten moeten worden verkregen door mensen te benaderen die wel een leest hebben. De tijd nemen om je van hun resultaten te vergewissen en vervolgens dit goed en eerlijk kunnen verwoorden. Mogelijk toch een leest? Dit in tegenstelling tot goedpraterij, slechte gegevensverzameling, dom houden van de burgerij onder het motto paniek voorkomen en wat deez meer zij. Eerlijk en oprecht de juiste informatie verstrekken in begrijpbare teksten die mensen bewust maken van de gevolgen, ook minder goed nieuws boodschappen durven geven, betrouwbaar overkomen door juiste gegevens verstrekking en dus als leiders worden gezien. Want ze managen goed. Ook kort door de bocht maar beeldvormend.

Allereerst @Henk: bedankt voor je bijdrage, want de ideeen die op een forum als dit langskomen zijn bedroevend.
Opvallend is dat men het onderscheid tussen systeemkenmerken van de overheid en van private organisaties moeilijk uit elkaar weet te halen en komt met oplossingen komt voor de overheid als zijnde het een private instelling.
Allereerst, dé overheid bestaat niet, het zijn zelfstandige organen, met elk een eigen taak- en doelstelling. Ten tweede, overheidsinstanties hebben geen financiële prikkel om te innoveren of om klanten doelmatig te bedienen. Maar daarbij is de vraag: wat is doelmatig, voor wie geldt deze doelmatigheid, en wie kan en mag hier uitspraken over doen? Met vele betrokkenen in het proces (niet alleen de klant) zijn deze vragen voor een instelling al lastig te beantwoorden. Daarbij komt dat de regeldwang/ controleneiging instellingen noodzaakt om op voor andere betrokkenen (waaronder klanten) ondoelmatig te bejegenen. Een goede manager in het publieke domein (en daar heb ik in mijn werkzaamheden voldoende voorbeelden van gezien) moet ook voldoen aan de gestelde eisen van bovenaf (zoals ook in het private domein), het zijn dus alleen nogal wat meer regels.

Dat het systeem zorgt voor problemen in de aansturing en organisatie van instellingen in het publieke domein, daar sta ik achter, dat er makkelijke (of uberhaupt) oplossingen voor zijn, dat betwijfel ik.
En voor allerlei normatieve en prescriptieve reacties te posten, denk eerst na over het probleem en ga in de instellingen en betrokken partijen bij deze instellingen op zoek naar mogelijke verbeteringen.
Morris

@Morris. Je schrijft dat de ideeën die op een forum als dit langskomen 'bedroevend' zijn. Doel je daarmee ook op je eigen bijdrage? En zou dat misschien het dedain kunnen zijn waar Bert in zijn column aan refereert?

Want laten we alsjeblieft teruggaan naar het kernpunt van die column: 'het gebeurt meer dan regelmatig dat de overheid zijn doelstellingen niet waarmaakt. Dan stel je (a) of de doelstellingen bij of (b) je gaat beter presteren.'

De reden waarom doelstellingen niet bijgesteld worden ligt 'm naar mijn idee in het gegeven dat veel bestuurders onrealistisch optimistisch zijn. Stel dat geconstateerd is dat de doelstellingen niet gehaald zijn, dan wordt al snel een intensivering van de aanpak beloofd met het idee dat het daarna wèl gaat lukken. Tot die gedachte ben ik gekomen na het lezen van dit artikel in De Pers: <a href="http://www.depers.nl/buitenland/117493/Hoop-is-geen-politieke-deugd.html" rel="nofollow">http://www.depers.nl/buitenland/117493/Hoop-is-geen-politieke-deugd.html</a>

Beste Gerard, beetje flauw.  Het ging erom dat de overheid er een potje van maakt. Dat leidde ertoe dat er beweerd werd , o.a. ook door mij, dat er geen management is om dat te veranderen. Dat gaat niet want de overheid is geen instantie voor/van managers (dat lees ik ook tussen de regels door bij de reactie van Morris. Gelukkig maar!)
Vandaar mijn raadsel. Het antwoord is dus : management hoort er niet in thuis.
Meneer Timmer : Ze managen goed? Ze? wie zijn ze? De plaatselijke overheid? De info-gevers?  U woont zeker niet in Strijen, want daar denken ze heel anders (ik heb 2 zussen wonen in Strijen en een broer in Strijen-Sas) Daar zijn ze  (de bevolking) er achter gekomen dat ze (de plaatselijke overheid) informatie achter heeft gehouden. En ook nog informatie foutief hebben gegeven. Bovendien waren de bezoekers van de info bijeenkomst zéééééér ontevreden en voelden zich betutteld en "genomen" zullen we maar zeggen.
Waar zijn de managers die de verantwoording durven dragen cq nemen en het recht trekken; eerlijk en recht voor zijn raap?
Overigens : 13 januari en de borden " De gemeente wenst U Prettige kerstdagen" staan er nog steeds!
Nieuwe borden plaatsen met 9 man en champagne kan en is geen probleem; borden weghalen omdat ze niet meer van toepassing zijn is niet aan de orde. Je zou haast denken dat de plaatselijke overheid geen champagne schenkt bij het weghalen van borden.
Groet,
Bas Schenk

Beste Gerard op je vraag: Meneer Timmer : Ze managen goed? Ze? wie zijn ze? een antwoord.
Dit zinnetje (zoals geschreven niet direct duidelijk geef ik toe) sloeg op de voorgaande zin. Zij die wel de nek uitsteken en de juiste informatie ook als is die niet altijd even prettig verkondigen, dit met een ter dege onderbouwing in klare taal aan eenieder duidelijk maken en dus als leiders worden geaccepteerd die (ze) managen goed.

Beste meneer Timmer, ik heet Bas (volgens mij wèl duidelijk geschreven); ik heb ook eerder gesteld : "De goeden niet te na gesproken". Natuurlijk zijn er ook "goede" managers onder het personeel van de overheid. Dat realiseer ik me maar al te goed.
Zo kan ik ook de stelling "De overheid maakt er een potje van" geheel ontkrachten. Er zijn voorbeelden dat de overheid wel degelijk daadkrachtig optreedt.
Eerlijkheid gebied mij te zeggen dat ik niet zomaar een voorbeeld bij de hand heb, of kan noemen. Maar als ik me druk maak, lijkt het me sterk dat ik niets kan vinden........
Overigens vind ik uw reactie een stuk beter, positiever en leerzamer dan die van Gerard, waarmee u mij heeft verward.
 Groet,
<strong>Bas Schenk</strong>