Wat moet de CFO weten over voorraadbeheer?

Financiële toppers moeten hard aan de slag en zorgen voor een betere inzet van werkkapitaal met maatregelen, die zijn gericht op het stroomlijnen van de processen tussen partners in de keten. Dat gaat natuurlijk niet zonder eerst intern de zaken goed geregeld te hebben. Uw geld staat echt onnodig in de file...

Walther Ploos van Amstel bericht erover in het vakblad Logistiek:

Uw geld staat in de file. Klanten betalen niet alleen later, maar ook grilliger. Door de onvoorspelbaarheid van de vraag in de verschillende verkoopkanalen stijgen de veiligheidsvoorraden. Kasstromen gaan gebukt onder structurele congestie. Financiële topmannen (en –vrouwen) maken zich terecht zorgen over de financiering van hun supply chain.

Geld moet weer stromen. De cash-to-cash-cyclus moet korter. Voor de financiële expert is werk aan de winkel, op operationeel, tactisch en strategisch niveau met als doel steven naar perfecte processen ‘from order to cash’ en ‘from purchase to pay’.

De perfecte order

Operationeel zijn er veel margekillers. Zo blijven facturen vaak onbetaald; een derde van het debiteurensaldo bij bedrijven staat open in afwachting van een creditnota. Er is discussie over het bedrag omdat zendingen incompleet zijn, de prijs niet klopt, er twee keer geleverd is of er dubbele orderkosten zijn gerekend.
De perfecte order is on time-in full-no error-no contact (OTIFNENC). Wat is in uw onderneming het percentage perfecte orders en welke faalkosten zijn gemoeid met de niet perfecte orders? Ervaring leert dat problemen vooral te maken hebben met prijzen, complexe afspraken en een slechte datakwaliteit

Greep op voorraden

Financieel managers zien voorraden soms ineens gierend uit de klauwen lopen. Ook de uiteindelijk niet verkochte voorraden doen pijn. Hoe kom je ervan af? En, belangrijker nog, hoe voorkom je vroegtijdig dat de voorraad later incourant wordt? Het simpelweg verlagen van voorraden leidt tot een lagere servicegraad en ontevreden klanten. Dat kan veel slimmer als u goed kijkt naar de productlevenscyclus van een product.

Een product kan op twee momenten incourant worden - bij het infaseren en bij het uitfaseren. Als bij het infaseren het product niet volgens verwachting verkoopt, dan is het nodig de bestelhoeveelheid te verlagen, het product af te prijzen of beter aan te prijzen.

Als het einde van de productlevenscyclus nadert, dan ligt er vaak nog veel, teveel, product. Als je dan niet tijdig actie neemt om de verkoop bij te sturen en de servicegraad in het systeem voor voorraadbeheer niet aanpast, dan bestelt het systeem automatisch bij om de veiligheidsvoorraad te verhogen. Die laatste bestelling is een onnodige oorzaak van veel incourant. Je had die logistieke 'nakomertjes' kunnen zien aankomen.

Voor elke fase in de productlevenscyclus is een andere aanpak van de voorraden nodig. Transparantie in ketens zorgt voor meer volatiliteit. Bedrijven die de dynamiek van de vraag stroomafwaarts in hun keten goed begrijpen, kunnen hun capaciteiten beter plannen. Het beheersen van werkkapitaal gaat vandaag over slimmer tactisch plannen en besturen.

Samenwerken in ketens

Dan is er nog de strategische afweging: waarom heeft u eigenlijk voorraad? Zijn er geen mogelijkheden voor een strategische afstemming met leveranciers en klanten, waardoor voorraden niet meer nodig zijn?

Het uitwisselen van logistieke gegevens is een onmisbare bouwsteen voor de samenwerking. Dat geldt voor masterdata, transacties, palletinformatie en planningsgegevens. Samenwerken in de keten vraagt om afspraken, vastgelegd in standaarden, voor de uniforme communicatie, waardoor alle partijen in de keten dezelfde taal spreken.

Walther Ploos van Amstel.