Business Service Management interessant voor gemeenten (deel 2)

(in vervolg op Deel 1)

3. Voorkomen overlapping in werk (efficiëntie):
Des te meer bijdragen bepaald zijn van producten of diensten, des te meer inzicht ontstaat waar in de organisatie (ongeveer) hetzelfde werk wordt uitgevoerd. Dit stelt de gemeente in staat om de overlap te beperken, waardoor een efficiëntieslag wordt gecreëerd.

Doordat bij procesbeschrijvingen de focus op de activiteiten ligt, zijn de bijdragen (resultaten) impliciet beschreven en dikwijls verschillend per proces. Hierdoor is moeilijker te achterhalen op welke plekken in de organisatie (bijna) exact hetzelfde werk wordt uitgevoerd.

4. Ondersteuning bij functievorming:
Business Services geven inzicht in alle benodigde bijdragen. Voor elke bijdrage zal iemand in de organisatie verantwoordelijk moeten zijn. Bij Business Services wordt aan elke bijdrage een duidelijke rol toegekend. Hierdoor is het mogelijk om logisch bij elkaar passende services, waarvan de rollen niet met elkaar conflicteren, te clusteren tot een functie.

Een goede functiebeschrijving geeft weer welke toegevoegde waarde een functie heeft in het belang van de organisatie. Doordat Business Services de bijdragen weergeven, kan aan de hand van de clustering van deze services de toegevoegde waarde van een functie worden vastgesteld.

Bij procesbeschrijvingen ligt de focus ligt op inspanningen. Wordt een functiebeschrijving hierop gebaseerd dan leidt dit in de regel eerder tot een taakomschrijving (wat doe je).

5. Ondersteuning bij keuze in- of uitbesteden:
Door de Business Service methode wordt inzichtelijk welke verbanden er tussen bijdragen bestaan, welke bijdragen bedrijfskritisch zijn en welke effect het in- dan wel uitbesteden van een bijdrage heeft. Kortom, stelt deze methode de gemeente in staat om op een gedegen wijze te bepalen welke clustering van werk geschikt is voor uitbesteding en welke niet. Rijsenbrij noemt deze clustering overigens een ‘sourceable unit’.

Bij procesbeschrijvingen worden eventuele clusteringen aangebracht op basis van activiteiten. Deze clustering van activiteiten kan bij een ander proces anders zijn aangebracht, terwijl het resultaat grotendeels hetzelfde is. Hierdoor is het moeilijk inzicht te krijgen in het effect van het uitbesteden van onderdelen.

6. Wendbaarheid organisatie:
Veranderingen vinden tegenwoordig steeds sneller plaats. Dit vraagt om een hoge mate van wendbaarheid op organisatorisch niveau. Werkt een gemeente procesgericht, dan moet bij een groot deel van de organisatorische veranderingen het proces opnieuw worden gedefinieerd. T.o.v. procesgericht biedt servicegericht als voordeel dat bij een organisatorische herverdeling van bijdragen alleen de verantwoordelijkheid verschuift. Dit vraagt uitsluitend voor het vastleggen van nieuwe afspraken in een Business Service Overeenkomst.

Bron:
Rijsenbrij, D. & Deelen, G. (2004). Enterprise architectuur is een noodzakelijke voorwaarde voor verantwoorde outsourcing.