Waar blijft de spoedbestelling?

De verkoper wordt gebeld door een betrouwbare klant. De klant heeft te maken gekregen met een defect aan zijn server. Hiervoor is het vereist dat hij met spoed nieuwe onderdelen laat komen om de server te repareren. Aangezien de klant zelf niet genoeg kennis heeft om het probleem op te lossen, komt de eerst volgende werkdag een installateur om het probleem op te lossen met de server. De vervangende onderdelen zijn een vereiste, anders kan de installateur niets doen. De onderdelen worden door de verkoper aan de klant gekocht en beloofd wordt om de onderdelen de eerstvolgende werkdag voor 12:00 uur te leveren bij de klant. Dan gaat het mis…

De verkoper heeft gevraagd aan de inkoper om de goederen middels een expres zending te versturen. Dit betekend dat de vervoerder zorgt dat de klant de eerstvolgende werkdag, voor 12:00 uur zijn spullen zal ontvangen. Zo kan de installateur de onderdelen vervangen en de server repareren.

Als de vervangende onderdelen niet op tijd geleverd worden, zal de installateur niet de reparatie kunnen voltooien. Dat zal betekenen dat de klant voor niets de extra kosten voor een expres zending heeft betaald, voor niets de installateur heeft laten komen en een gedeelte van het bedrijf niet heeft kunnen werken, omdat de server defect is. Kortom, voor de klant een hoge kostenpost.

Wanneer je als inkoper het verzoek krijg om deze expres zending in te regelen, is het belangrijk dat je goed controleert of het gehele proces goed is ingeregeld. Je kunt dan bijvoorbeeld de verkoper de eerstvolgende werkdag rond twaalf uur de klant laten bellen, om te controleren of alles is goed gegaan.

Het kan voorkomen dat ondanks dat je alles goed hebt ingeregeld aan de inkoopzijde, er toch wat mis is gegaan en de levering niet heeft plaats gevonden. Een zeer vervelende kwestie. Het is dan zaak, om te zorgen dat de klant zo snel mogelijk alsnog wordt geholpen. Ga op dat moment niet te veel discussiëren met de leverancier, maar regel een koerier, het liefst via de leverancier en laat direct met spoed de vervangende onderdelen alsnog afleveren bij de klant.

Wanneer het aan de inkoopzijde allemaal goed is ingeregeld, zul je de kosten moeten proberen te verhalen op de leverancier. Vaak zal de leverancier te kennen geven, dat zij er ook niets aan kunnen doen, omdat het bij hun vervoerder fout is gegaan. Toon hiervoor altijd begrip, maar ben wel reëel. De verantwoording zal waarschijnlijk liggen bij de leverancier, jij hebt als inkoper immers alles goed ingeregeld en de leverancier heeft niet volgens afspraak geleverd. Het is aan de leverancier om dan het probleem op te lossen en natuurlijk kosteloos.

Als het de eerste keer is dat het mis gaat bij deze leverancier, kun je misschien uit coulance soepel zijn en een gepaste oplossing zoeken voor het verrekenen van de kosten die extra gemaakt moeten worden, echter zorg dat de verantwoordelijkheid bij de leverancier blijft, want als inkoper heb je gedaan wat je kon doen.